商用英文對上班族到底有多重要?

 

隨著全球化影響,英文這個重要的國際語言扮演越來越重要的角色,ETS官方新聞稿指出,78%的受訪者認為,加強外語技能,可替自己的履歷加分!韓國三星(Samsung)就是一個例子:2008年該企業要求底下員工多益成績必須超過750分。此外,廣達招募儲備幹部時也明確要求應徵者要達到多益850分的門檻,最後成功錄取的五位新進員工多益成績甚至超過950分!

上班族至少要具備那些基本英文能力?

 

商用單字字彙
平常辦公室一族多少都會收到商用往來信件,收到信件第一步當然就是要讀懂信件內容,撇開文法不談(一般書信其實不會用到很艱深冗長的文法句型),只要能夠看懂裡面的重點單字,就絕對能夠掌握至少八成寄件人要表達的意思。


英文口說能力
除了寫作部分,最讓上班族頭痛的莫過於口說能力,臺灣環境往往著重在學生的閱讀與聽力能力;而口說卻相對少著墨,也因此普遍而言,大家對口說有一定程度的恐懼。但在國際化的職場上,面對來自各國的商業夥伴是必然的,因此英文口說其實佔著舉無輕重的地位。

     

英文口說究竟多重要?


口說不但是職場面試時重要的加分項目,同時也最容易加深主管、客戶印象。根據ETS發布台灣一千大企業員工英語能力需求標準報告顯示,行銷業務部、採購部、研發部和客服部最需要員工擁有一定水平的英語能力。這幾個部門很明顯地都需要口說能力,和國外的企業夥伴、客戶,甚至外國主管溝通協調、商榷討論。如果平時書信往來都很流暢順利,但是客戶親自拜訪公司時,員工卻突然成了啞巴,講話支支吾吾、含糊不清,那就太扣分了!

 


 那麼,有哪些方法可以有效提升上班族基本口語能力呢?


利用手邊既有的商用書信,先進行朗讀。訓練自己的基本發音咬字和流暢度,進而建立自信心,至少要先勇於開口,敢開口大聲說,一切都好談!
除了自己準備外,也可以增加實戰模擬的練習。建議上班族可以集結幾個同部門、彼此都了解對方工作屬性內容的同事,利用最近上班遇到的事件,練習用英文做簡單討論和溝通,大家先確定好要討論的事件內容,回去先做準備,等到約定時間大家就開始實際練習。

 

訓練好平時的基本對談後,接著就是實際運用了!職場上最容易與外國客戶接觸的場合除了書信往來外就是電話溝通。今天特別幫大家整理了一系列電話英文會話的範例,讓大家在與客戶電話溝通時應對進退皆能得體合宜

 

  


首先是來電方開場介紹

一開始會先打招呼:Hello. / Good Morning. / Good Afternoon.

接著表明來電者身分:This is (name) speaking.

 

假如來電方沒有報名字,可以用以下句子詢問對方身分

1. May I ask who’s calling, please? 

2. Can I ask who I’m speaking to, please?

3. Excuse me, where is this call coming from?

 

要找人時,可以有以下說法

1. Hello. I'd like to speak to Ronald.

2. Yes. May I speak to Ronald, please?

3. Hi. I'm calling for Ronald in Training Department.

4. Hello. Could you please connect me with Ronald?

5. Hi. Can you please put me through to Ronald?

6. Hi. This is Chloe at TOEIC OK Magazine, Editorial Department. Is Ronald in?

 

需要請對方稍待的時候,可以這樣說

1. Could you hold on a moment, please?

2. Just a moment, please.

 

幫對方轉接電話

1. I’ll just put you through, please wait.

2. I’ll transfer you now, please wait for a moment.

 

對方要找的人不在位子上時,也別急著結束對話,可以這樣應答

1. I'm afraid Charlie's not at his desk. Would you like to leave a message?

2. He's busy right now. Can you call again later please?

3. He's at lunch right now. Who's calling please?

4. I'll let him know you called.

 

電話中說再見

Thank you for calling. / Have a good day. / Goodbye.

 

片語

翻譯/解釋

例句

Hold on

稍等一下

Could you hold on a moment?

可以請你稍等一分鐘嗎?

Put (a call) through

轉接

Please wait, I’ll put you through in his direct line.

稍等一下,我幫你轉到他的專線。

Get through

打進去

The line were full, I couldn’t get through.
電話佔線中,我打不進去。

Hang up

掛斷

The signal was so bad, I had to hang up.
訊號太差了,我得掛了。

Get off (the phone)

掛斷

It’s ten minutes before meeting. I’ll have to get off.

十分鐘後要開會,我要掛了。

Call back

回撥

I’ll call you back in 5 minutes.

五分鐘後我回撥給你,

Pick up

接電話

Don’t worry, I’ve picked up the phone.
別擔心,我接電話了。

Get back to someone

回電

Sorry, I’d have to get back to you in 2 days.

抱歉,我兩天後才能回電給你。

Cut off

斷線

The earthquacks cut off all the signal.

這場地震切斷所有訊號。

Speak up

說大聲一點

The line is pretty bad, would you mind speaking up a bit?

訊號很差,你介意說大聲一點嗎?

    

最後是幾個講電話的技巧,只要keep in mind,接到英文電話也難不倒你

 

 

 Be sensitive to the tone of your voice. Do not sound overly anxious, aggressive or pushy. It is important your tone conveys authority and confidence.

注意講電話時的聲調,因為電話中看不到人,聲音就變成最重要的關鍵!


 Think through exactly what you plan to say and discuss BEFORE you place a call.

在商業電話中,為了表現得體不說錯話,可以先想清楚自己要講甚麼再致電,才不會讓人覺得散亂無章喔。


 Especially when leaving messages, speak clearly and slowly.

留重要訊息時,一定要記得放慢聲調並且名確!

 

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